Gestion du courrier
La gestion du courrier est
le plus souvent manuelle, toutefois les organisations qui veulent rationaliser
la circulation et le classement du courrier peuvent se tourner vers des solutions
de gestion de documents électroniques pour traiter les courriers entrants
et sortants. Ceci permet de constituer des archives électroniques qui peuvent
être consultées de manière simple par des gestionnaires ou
des assistants.
Après avoir été numérisés, les courriers entrants
sont attribués aux utilisateurs concernés qui y ont accès
sur leur poste de travail. Ceci correspond au bac à courrier habituel.
La répartition des tâches de traitement du courrier peut ensuite
se faire également à travers des corbeilles électroniques
accessibles par les responsables de services.
EverSuite est un progiciel de gestion de documents électroniques qui permet:
- La gestion de tous les types de documents:
Les courriers entrants numérisés
Les documents bureautiques, entre autre les réponses aux courriers entrants
Les messages électroniques.
- Pour les documents numérisés la reconnaissance
optique de caractère (OCR) qui permettra ultérieurement de rechercher
dans le contenu du document
- La conversion de tous les types de documents dans
un format d'archivage standard (PDF ou HTML)
- L'indexation et la validation qui permettent de
saisir les méta-données afin de décrire les documents. Ces méta-données sont stockées
dans une base de données. Elles permettent de classer le document, de lui attribuer
un niveau de confidentialité, une date de traitement…
- La configuration des processus d'importation qui
récupèrent automatiquement les propriétés des documents bureautiques ou des entêtes
des e-mails afin d'éviter des saisies fastidieuses
- Le contrôle du niveau d'accès de l'utilisateur
et des droits attachés au document
- La recherche en texte intégral dans les documents
ou dans les méta-données
- La gestion des versions ; garder une trace des changements
au niveau du contenu de documents
- La mise en place de workflow de révision et d'approbation
reliant les différents acteurs travaillant sur un même document
- La prise en compte d'annotations électroniques,
équivalentes des post-it.
Bénéfices
- Facilite le suivi du courrier
- Organise nécessairement le classement
- Facilite les recherches… plus de documents perdus!
- Permet de mettre en relation les différents éléments
d'un dossier. Courriers, réponses, pièces jointes, etc…
- Améliore la traçabilité
- Réduit les photocopies
- Réduit les besoins d'espace de stockage