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Archivage Electronique

    Il est justifié de conserver les documents électroniques lorsque:
  • La valeur du document et les bénéfices de sa conservation sont nettement établis, par exemple parce que des contraints légales ou réglementaires de conservation doivent être respectées; voir les bases légales de la confédération suisse pour les administrations publiques: Bases légales de gestion des documents et d'archivage.
  • Les objectifs de recherche nécessitent la manipulation des données dans leur format d’origine et/ou les différentes versions;
  • Les méthodes de conservation utilisées permettent de garantir la valeur probante du document;
  • Tout type de document électronique peut être archivé (document MS-Office, PDF, document numérisé)
  • Les documents sont conservés sur un serveur accessible 24h/24 et 7j/7; l'utilisateur autorisé peut y accéder en permanence, où qu'il se trouve, en utilisant un accès sécurisé via Internet;
  • La recherche des documents est simplifiée par l'utilisation systématique d'un moteur de recherche puissant.

A qui s’adresse ce service ?

Aux entreprises préoccupées de l'amélioration de l’efficacité individuelle et du travail de groupe. Un document « archivé » dans une version intermédiaire ou finale peut être retrouvé et réutilisé depuis n’importe quel PC relié à Internet avec les autorisations nécessaires.

Comment ça marche ?

Archivage d'un document. Il faut déposer le ou les documents dans le dossier d'archives qui a été défini sur votre poste de travail. Automatiquement ils seront téléchargés et disponibles sur le serveur d’archives dans le dossier "A Classer" du plan de classement.

Gestion des archives

On peut ensuite déposer dans des dossiers spécifiques du plan de classement les documents "A Classer". On peut également leur donner des propriétés qui faciliteront leur recherche ultérieure, ceci en utilisant le formulaire de méta-données qui est attaché automatiquement au document. Certaines de ces propriétés peuvent être importées automatiquement.

Consulter

On peut accéder aux archives à partir du plan de classement. On peut également utiliser un moteur de recherche. Plusieurs méthodes de recherche des documents sont alors disponibles: recherche en texte intégral, recherche sur les méta-données, etc Organisation. Différents groupes ou départements peuvent archiver des documents tout en gardant le contrôle de l'accès des utilisateurs aux dossiers et aux documents. Le modèle de sécurité permet de distinguer différents rôles: administrateur des archives, indexeur, utilisateur, public, etc.

Quel environnement technique?

La solution s'appuie sur le logiciel EverSuite. Pour travailler, il suffit de disposer d'un navigateur Internet Explorer, FireFox, etc.

EverSuite peut être installé sur un de vos serveurs mais aussi, vous avez la possibité d'utiliser notre service sur les serveurs de notre partenaire, PENTA